Comment utiliser le fax virtuel ?

Comment utiliser le fax virtuel ?

13:47 07 août in Nouvelles
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Pour ceux qui pensent que le fax est obsolète, détrompez-vous ! À l’heure où la technologie se développe à un rythme stupéfiant, le bon vieux fax réussit à se distinguer. Au lieu de se laisser passivement reléguer à l’écart comme une relique, le fax se déplace avec son temps et passe au numérique.

LE FAX A TOUJOURS SA PLACE DANS LE MONDE DES AFFAIRES AUJOURD’HUI

Le fax est toujours un élément de base dans les affaires d’aujourd’hui. Selon une recherche de l’International Data Corporation (IDC) publié l’an dernier intitulé « Le pouls du marché du fax : les tendances, la croissance et les opportunités », 82 % des personnes interrogées ont déclaré que l’utilisation du fax avait augmenté au cours de l’année dernière.

En fait, il y a plusieurs raisons pour lesquelles on préfère le fax aux moyens plus récents et innovateurs de transférer des documents.

Tout d’abord, il est considéré comme le moyen plus sûr de transférer des données. À moins qu’une personne obtienne un accès physique à l’un ou l’autre des télécopieurs à chaque extrémité du procédé, lorsque le fax est envoyé ou reçu, les documents ne peuvent pas être interceptés.

Deuxièmement, les gens y sont habitués. En effet, les vieilles habitudes ont la vie dure. Et si vous avez investi dans un télécopieur, il est normal que vous vouliez en tirer un bon usage.

De plus, en raison des réglementations gouvernementales, les fax sont nécessaires dans certaines organisations. Le secteur médical, par exemple, est tenu de transférer des données par fax pour répondre aux exigences légales et aux directives de conformité. 

Enfin, un fax est un document respecté au tribunal en cas de litige entre deux partis. Le fax est considéré comme étant une source fiable, et une entreprise peut fournir ses registres d’appels pour prouver qu’un fax a été envoyé.

LES FAIBLESSES DU FAX

Soyons honnêtes, plus personne n’a la patience de rester sur place près d’un télécopieur, de l’alimenter en papier et d’attendre que les documents passent. Puis, il y a la fastidieuse marche à l’armoire des fichiers où il faut s’assurer que tout est classé correctement, surtout si vous traitez des informations sensibles. Nous sommes dans l’ère de la gratification instantanée ! La génération Y veut tout et tout de suite : Fast-Food, voie rapide, vitesse de téléchargement rapide.

Le fax traditionnel est également inflexible. Il y a un seul endroit pour envoyer vos documents et un seul endroit pour les recevoir. Ceci rend le transfert de données difficile en dehors des heures de bureau ou lorsque vous êtes en déplacement.

Enfin, le fax peut être très coûteux lorsque vous ajoutez le coût récurrent de l’entretien, du papier et de l’encre, et cela sans compter l’investissement initial du télécopieur.

En outre, les frais de téléphone longue distance peuvent augmenter le coût, en particulier lors d’échanges internationaux. Les frais standards de téléphone s’appliquent à chaque fax envoyé, et un plus grand nombre de pages peut augmenter la facture.

L’ESSOR DU FAX EN LIGNE  

Et pourtant, si le fax est toujours si populaire, pourquoi se tourner vers le Fax en ligne ? La réponse est simple. Comme indiqué précédemment, le fax manuel a ses avantages et ses inconvénients.

Étant donné que de plus en plus d’entreprises se tournent vers la VoIP, le fax doit évoluer. En effet, le télécopieur a été conçu pour fonctionner sur le réseau analogique. Ainsi quand une entreprise opte pour un système de communication  hébergé dans le nuage, le fax se doit de suivre.

Le fax en ligne a tous les avantages du fax manuel traditionnel sans les inconvénients. Avec le fax en ligne, vous n’avez plus besoin de deux télécopieurs, de papier ou d’encre. Maintenant, il vous suffit d’avoir un ordinateur ou un appareil mobile avec une connexion internet pour envoyer les données et un appareil de réception à l’autre extrémité, comme un ordinateur, une tablette, ou un téléphone intelligent.

Selon un sondage Spiceworks de 2017, 13 % des petites et moyennes entreprises utilisent des services de fax en ligne.

D’autre part, la recherche d’IDC mentionnée précédemment nous montre que 90 % des utilisateurs de fax ont déjà intégré ou ont l’intention d’intégrer le fax avec d’autres technologies ou applications comme le courrier électronique ou le système CRM.

À partir de ces statistiques, nous sommes forcés de conclure que l’utilisation du fax en ligne continuera d’augmenter.

COMMENT UTILISER LE FAX EN LIGNE

Il existe 3 façons très simples d’envoyer un fax numérique. Chacune d’elle est conçue pour répondre à vos besoins et les infrastructures que vous avez déjà en place. 

Vous pouvez envoyer et recevoir des fax sur votre machine traditionnelle à l’aide d’un adaptateur ou d’un portail en ligne avec l’outil de fax virtuel. Vous pouvez également utiliser le fax courriel pour envoyer un fax à partir de votre courriel.  

  1. L’adaptateur

Le fax a été conçu pour le réseau analogique, et ne peut pas voyager sur un réseau VoIP numérique. Si vous souhaitez continuer à utiliser votre ancien télécopieur et que vous voulez le connecter à votre système de téléphonie VoIP, vous devrez utiliser un adaptateur.

Un adaptateur VoIP est un dispositif qui convertit les signaux vocaux analogiques en paquets IP numériques pour le transport sur un réseau IP. Un adaptateur VoIP convertit également les paquets IP numériques en flux vocaux analogiques. Les adaptateurs VoIP standard se connectent aux téléphones analogiques sur un port FXS.

  1. L’outil fax virtuel

Il s’agit d’un service de télécopie en ligne qui vous permet d’envoyer et de recevoir des fax via internet.

Vous avez simplement besoin de vous connecter avec vos identifiant et mot de passe, puis télécharger les documents et tapez votre texte. Saisissez le numéro de fax et envoyez-le.

  1. Le fax courriel

Le fax courriel est aussi simple à envoyer qu’un simple courriel. Ouvrez un nouveau message électronique, tapez l’adresse e-mail suivie de @fax.voxsun.com, dans le champ « à : ». Ensuite, tapez le numéro de fax dans le champ « objet ». Joignez votre document et tapez un message dans le corps du courriel qui sera utilisé comme feuille de couverture. Appuyez sur le button d’envoi.

Ainsi donc, le fax numérique est là pour rester. Les entreprises se tournent de plus en plus vers le fax en ligne pour transférer des données en raison de ses nombreux avantages. En plus, envoyer des fax sans utiliser de papier est mieux pour l’environnement !

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